HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP GIẤY KHAI SINH, GHI VÀO

 SỔ HỘ TỊCH VIỆC KHAI SINH

***

A. MỘT SỐ LƯU Ý TRƯỚC KHI NỘP HỒ SƠ:

- Căn cứ: Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014; Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015; Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015; Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015; Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016:

- Công dân Việt Nam đã làm các thủ tục đăng ký khai sinh; kết hôn; ly hôn; khai tử; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; thay đổi hộ tịch… tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì ĐSQ sẽ chỉ thực hiện việc ghi vào sổ hộ tịch và cấp bản chính Trích lục hộ tịch theo biểu mẫu quy định của Bộ Tư pháp (in trên giấy trắng khổ A4 & bằng tiếng Việt). Những trường hợp này, Đại sứ quán không cấp được bản giấy in mầu, có trang trí hoa văn (in trên phôi của Bộ Tư pháp phát hành).

- Điều 4 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP, ngày 30/6/2016, có hiệu lực từ ngày 15/8/2016 quy định: “Giấy tờ tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định”. Do vậy, nếu giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ tịch do nước ngoài cấp không phải bằng tiếng Anh, trước khi nộp hồ sơ tại ĐSQ, cần bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh có chứng thực chữ ký người dịch theo quy định để nộp kèm.

- Trường hợp công dân Việt Nam có nhu cầu thông qua ĐSQ sử dụng dịch vụ dịch thuật để hoàn thiện hồ sơ thì trong tờ khai cần ghi thêm yêu cầu đề nghị dịch thuật sang tiếng Việt/Nhật và thanh toán chi phí phát sinh. Phí dịch thuật từ tiếng Nhật sang tiếng Việt dành cho công dân Việt Nam: 4.000 yên/1 trang 200 từ; 3.000 yên/1 trang nếu dưới 200 từ; Phí dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng Nhật: 4.000 yên/1 trang; Trả kết quả sau 3 ngày làm việc); Phí công chứng bản dịch: theo quy định; Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

- Để tránh việc phải bổ sung giấy tờ, đề nghị đọc kỹ hướng dẫn, chuẩn bị đủ hồ sơ có bản chụp copy kèm theo (nếu có), chọn đúng tờ khai, điền chính xác thông tin (riêng phần địa chỉ nơi cư trú tại Nhật Bản trong tờ khai cần ghi bằng chữ Romaji) trước khi nộp hồ sơ.

- Trường hợp đương đơn không thể trực tiếp đến đăng ký thì cần có giấy ủy quyền theo quy định (trừ trường hợp hai bên trực tiếp làm thủ tục đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con tại ĐSQ). Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, anh, chị, em ruột… thì giấy ủy quyền không cần công chứng nhưng phải có giấy chứng minh quan hệ với người ủy quyền.

- Trường hợp nhận trả kết quả bằng bưu điện, công dân phải chẩn bị sẵn 01 bì thư có ghi rõ địa chỉ của người nhận (nên dùng form người nhận trả tiền của hãng ヤマト運輸の着払伝表 như mẫu dưới đây & phiếu đề nghị trả kết quả sớm sẽ nhận được kết quả nhanh nhất). Trường hợp công dân không tự chuẩn bị sẵn bì thư, không ghi sẵn địa chỉ, ĐSQ sẽ thu phí xử lý hồ sơ gửi qua đường bưu phẩm đảm bảo  (1.200 yên/hồ sơ khu vực Kanto, ngoài khu vực này 1.500 yên/hồ sơ). 

- Theo quy định, khu vực lãnh sự của ĐSQ chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh Nhật Bản như sau: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Mie; Kyoto; Nara; Wakayama; Hyogo; Shiga; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi; (các tỉnh còn lại do TLSQ Việt Nam tại Osaka và Fukuoka đảm nhiệm).

B. THỦ TỤC CẤP GIẤY KHAI SINH (bố mẹ chưa đăng ký khai sinh cho trẻ tại cơ quan thẩm quyền của nước ngoài).

- Hồ sơ gồm:

i. Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (có thể download tại đây M01)

ii. Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

iii. Bản chính giấv chứng sinh do cơ sở y tế, bệnh viện…, nơi trẻ em sinh ra cấp.

iv. Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu của cha mẹ trẻ em (bản gốc hoặc bản sao có công chứng).

v. Xuất trình bản chính nộp kèm bản chụp copy hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn).

vi. Giấy tờ khác: Bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân - Jūmin-hyō/thẻ cư trú...

- Tên của trẻ em là tên Việt Nam hoặc tên nước ngoài theo sự lựa chọn của cha mẹ.

- Thời hạn đăng ký khai sinh trong vòng 60 ngày kể từ khi trẻ được sinh.

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: có thể trả kết quả trong ngày nếu lượng hồ sơ nộp của ngày hôm đó không nhiều.

- Lưu ý: Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cả nhân và chỉ được cấp 01 bản chính Giấy khai sinh khi đăng ký khai sinh (công dân cần lưu giữ cẩn thận), trong trường hợp bị mất Giấy khai sinh bản chính thì được thực hiện việc đăng ký lại việc sinh (t khai theo mcó thể download tại đây) nhưng phải đủ các điều kiện sau: Việc khai sinh đã được đăng ký trước ngày 01/01/2016; Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất; Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại và đương sự còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cơ quan thẩm quyền còn lưu giữ Sổ Hộ tịch thì đương sự chỉ được cấp bản sao trích lục khai sinh từ Sổ hộ tịch.

- Ghi chú:

+ Trong trường hợp khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không xác định được người cha, thì phần ghi v người cha trong sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống. Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận con, thì ĐSQ kết hợp giải quyết thủ tục việc nhận con và đăng ký khai sinh (cha, mẹ và con phải có mặt). Đương sự cần nộp thêm các giấy tờ, tài liệu, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh giữa người nhận và người đ­ược nhận có mối quan hệ cha, mẹ, con như: Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con... Trường hợp nếu có trang chấp việc nhận cha, mẹ, con thì phải do tòa xét xử...

              + Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài, nếu chọn quốc tịch Việt Nam cho con thì cần thêm văn bản thỏa thuận chọn quốc tịch Việt Nam có chữ ký của cả bố và mẹ. Văn bản thỏa thuận chọn quốc tịch cho con phải được cả bố và mẹ ký trước mặt viên chức lãnh sự. Trong trường hợp không trực tiếp đến Đại sứ quán, văn bản này phải được công chứng và chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản (Sau khi nhận Trích lục khai sinh này, mới làm thủ tục xin cấp hộ chiếu Việt Nam cho trẻ em được).

+ Trường hợp bố mẹ kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản chụp copy kèm xuất trình bản chính Trích lục hộ tịch về việc đã ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn.

+ Giấy tờ hộ tịch có trong hồ sơ do nước thứ 3 cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

 

C.THỦ TỤC CẤP TRÍCH LỤC GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KHAI SINH (bố mẹ đã đăng ký khai sinh cho trẻ tại cơ quan thẩm quyền của nước ngoài).

 - Hồ sơ cấp Trích lục hộ tịch gồm: 

i. Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh theo mẫu (có thể download tại đây M2)

ii. Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

iii. Xuất trình bản chính nộp kèm bản chụp copy hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (出生届け).

iv. Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay hộ chiếu của cha mẹ trẻ em (bản chính hoặc bản sao có công chứng).

v. Giấy tờ khác: Bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân - Jūmin-hyō/thẻ cư trú, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của cha me trẻ (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn)....

- Thời gian giải quyết theo quy định. Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

- Nộp lệ phí theo quy định. Nếu lấy nhanh phải trả thêm phí 24h.

- Lưu ý: Trường hợp đương sự bị mất Bản chính trích lục hộ tịch, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch (không cấp lại bản chính trích lục); Hồ sơ cấp bản sao trích lục gồm: Bản chính Tờ khai theo mẫu quy định (có thể download tại đây); Xuất trình Phiếu đăng ký công dân (Jūmin-hyō)/Thẻ ngoại kiều và Bản chính Hộ chiếu/ CMND để chứng minh về nhân thân (đối với cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp); Bản chụp giấy trích lục đã mất (nếu có)...

              - Ghi chú:

+ Trường hợp ghi chú khai sinh cho trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài (chỉ thực hiện việc ghi chú này khi trẻ em dưới 16 tuổi) cần nộp thêm Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam có chữ ký của cả bố và mẹ được ký trước mặt cán bộ lãnh sự tại ĐSQ, nếu cha mẹ không đến nộp hồ sơ trực tiếp tại ĐSQ thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận phải được cơ quan chức năng công chứng hợp lệ (Sau khi nhận Trích lục khai sinh này, mới làm thủ tục xin cấp hộ chiếu Việt Nam cho trẻ em được)

+ Trường hợp bố mẹ kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản chụp kèm xuất trình bản chính trích lục hộ tịch về việc đã ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn.

+ Các thông tin ghi trên giấy khai sinh của nước ngoài tương đồng với các thông tin trên giấy khai sinh của Việt Nam được ghi lại tương ứng.

+ Giấy tờ hộ tịch có trong hồ sơ do nước thứ 3 cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

D.Công dân cần biết thêm thông tin, xin liên hệ với chúng tôi:

Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán

- Giờ tiếp nhận hồ sơ tại Đại sứ quán: từ 9h30 đến 12h, chiều từ 14h đến 17h các buổi từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần trừ ngày lễ.

- Giải đáp, tra cứu kết quả: điện thoại số 03-3466-3311 hoặc viết thư cho Phòng lãnh sự ĐSQ theo địa chỉ:  vnconsular@vnembassy.jp 

- Fax: 03-3466-3312

 - Địa chỉ: ₸151-0062  東京都渋谷区元代々木町50-11ベトナム大使館、領事部/Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu.

- Địa chỉ ga tầu gần nhất tới Đại sứ quán: 小田急線 代々木八幡駅/Odakyū-sen, Yoyogi-Hachiman-eki. Ra cửa phía nam của ga, rẽ phải, đi theo đường山手通/Yamate-dōri về hướng bắc, qua ngã tư 代々木八幡前/Yoyogihachiman Mae khoảng 50m quẹo trái, đi thẳng 100 m sẽ tới ĐSQ (xem bản đồ hướng dẫn).

 

 

 

Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản

Nguyễn Quốc Cường

Liện hệ ĐSQ

Địa chỉ: Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

Lãnh sự (chỉ dùng trong trường hợp khẩn cấp bảo hộ công dân Việt Nam):

- Di động: +8180-3590-9136 (24/24)

- Fax: +8133466-3312

vietnamembassy-japan@vnembassy.jp (thông tin chung)

vnconsular@vnembassy.jp (thủ tục lãnh sự)

Tổng số lượt truy cập992992