HƯỚNG DẪN THỦ TỤC LIÊN QUAN ĐẾN ĐĂNG KÝ KẾT HÔN,

GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KẾT HÔN, LY HÔN

***

A. MỘT SỐ LƯU Ý TRƯỚC KHI NỘP HỒ SƠ:

- Căn cứ: Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014; Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015; Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015; Thông tư  20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015; Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016:

- Công dân Việt Nam đã làm các thủ tục đăng ký khai sinh; kết hôn; ly hôn; khai tử; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; thay đổi hộ tịch… tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì ĐSQ sẽ chỉ thực hiện việc ghi vào sổ hộ tịch và cấp bản chính Trích lục hộ tịch theo biểu mẫu quy định của Bộ Tư pháp (in trên giấy trắng khổ A4 & bằng tiếng Việt). Những trường hợp này, Đại sứ quán không cấp được bản giấy in mầu, có trang trí hoa văn (in trên phôi của Bộ Tư pháp phát hành).

- Điều 4 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP, ngày 30/6/2016, có hiệu lực từ ngày 15/8/2016 quy định: “Giấy tờ tài liệu bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định”. Do vậy, nếu giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ tịch do nước ngoài cấp không phải bằng tiếng Anh, trước khi nộp hồ sơ tại ĐSQ, cần bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh có chứng thực chữ ký người dịch theo quy định để nộp kèm.

- Trường hợp công dân Việt Nam có nhu cầu thông qua ĐSQ sử dụng dịch vụ dịch thuật để hoàn thiện hồ sơ thì trong tờ khai cần ghi thêm yêu cầu đề nghị dịch thuật sang tiếng Việt/Nhật và thanh toán chi phí phát sinh. Phí dịch thuật từ tiếng Nhật sang tiếng Việt dành cho công dân Việt Nam: 4.000 yên/1 trang 200 từ; 3.000 yên/1 trang nếu dưới 200 từ; Phí dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng Nhật: 4.000 yên/01 trang; Trả kết quả sau 3 ngày làm việc); Phí công chứng bản dịch: theo quy định; Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

- Để tránh việc bổ sung, đề nghị công dân đọc kỹ hướng dẫn, chọn đúng tờ khai, chuẩn bị đủ giấy tờ cùng bản chụp copy nộp kèm (kèm theo), điền chính xác thông tin trong tờ khai (ghi bằng tiếng Việt, phần địa chỉ nơi cư trú tại Nhật Bản ghi bằng chữ Romaji) trước khi nộp hồ sơ.

- Trường hợp đương đơn không thể trực tiếp đến đăng ký được thì cần có giấy ủy quyền theo quy định (trừ trường hợp hai bên trực tiếp làm thủ tục đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con tại ĐSQ). Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, anh, chị, em ruột… thì giấy ủy quyền không cần công chứng nhưng phải có giấy chứng minh quan hệ với người ủy quyền.

- Trường hợp nhận trả kết quả bằng bưu điện, công dân phải chẩn bị sẵn 01 bì thư có ghi rõ địa chỉ của người nhận (nên dùng form người nhận trả tiền của hãng ヤマト運輸の着払伝表 như mẫu dưới đây & phiếu đề nghị trả kết quả sớm sẽ nhận được kết quả nhanh nhất). Trường hợp công dân không tự chuẩn bị sẵn bì thư, không ghi sẵn địa chỉ, ĐSQ sẽ thu phí xử lý hồ sơ gửi qua đường bưu phẩm đảm bảo  (1.200 yên/hồ sơ khu vực Kanto, ngoài khu vực này 1.500 yên/hồ sơ). 

- Theo quy định, khu vực lãnh sự của ĐSQ chịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết hồ sơ hộ tịch cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh Nhật Bản như sau: Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Mie; Kyoto; Hyogo; Nara; Wakayama; Shiga; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi (các tỉnh còn lại do TLSQ Việt Nam tại Sakai và Fukuoka đảm nhiệm).

 

B. CẤP GIẤY ĐỦ ĐIỀU KIỆN KẾT HÔN THEO

YÊU CẦU CỦA PHÍA NƯỚC NGOÀI

(dành cho công dân Việt Nam đang ở Nhật Bản để làm thủ tục đăng ký kết hôn tại cơ quan của Nhật Bản/cơ quan đại diện NN tại Nhật Bản hoặc xin trợ cấp mua nhà, nuôi con tại Nhật Bản )

***

Hồ sơ gồm:

      1) Đơn đề nghị theo mẫu (có thể download tại đây M05).

      2) Hộ chiếu kèm bản chụp copy trang 2, trang 3 hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu (còn hạn sử dụng).

      3) Giấy xác nhận chưa có tên trong sổ đăng ký kết hôn tại chính quyền địa phương (役所) nơi người đó đang cư trú (có thể download tại đây M24).

4) Nếu trước khi xuất cảnh công dân Việt Nam đã đủ tuổi kết hôn theo quy định thì cần nộp bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã, nơi cư trú trước khi xuất cảnh cấp cho đương sự (cấp đúng mẫu quy định có ghi rõ mục đích dùng để kết hôn, kết hôn với ai, tên gì, số hộ chiếu, nơi dự định làm thủ tục kết hôn… và chỉ có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp).

- Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy đủ điều kiện kết hôn đã có vợ/chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải nộp bản chụp copy kèm xuất trình bản chính trích lục bản án/quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án v việc ly hôn hoặc bản sao giấy chứng tử. Nếu bản án/quyết định cho ly hôn của Toà án hoặc người kia đã chết do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì phải nộp bản chụp kèm xuất trình bản chính Trích lục hộ tịch sự việc đó vào sổ hộ tịch.

      - Trường hợp người đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động ở một nước khác thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước đó về tình trạng hôn nhân của người đó. Trường hợp công dân đã có thời gian cư trú ở nhiều nước khác nhau nếu không thể xin được giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi đó có thể viết giấy cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan.

- Trường hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan thẩm quyền của nước mà người đó có quốc tịch.
      - Trường hợp cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì thủ trưởng đơn vị của người đó xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Trường hợp đang là Tu nghiệp sinh cần có xác nhận của Nghiệp đoàn đồng ý cho đương sự kết hôn. 

      - Quy định này cũng được áp dụng đối với việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn.

 - Giấy tờ hộ tịch có trong hồ sơ do nước thứ 3 cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

      5) Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

      6) Giấy tờ khác: Xuất trình bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân - Jūmin-hyō/thẻ cư trú...

Thời hạn giải quyết hồ sơ: theo quy định. Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

Nộp lệ phí theo quy định (lấy kết quả trong ngày phải trả thêm phí 24h).

Trường hợp: nếu đương đơn muốn đăng ký kết hôn tại ĐSQ thì khi đăng ký kết hôn hai bên nam nữ phải có mặt (không được ủy quyền), ngoài những giấy tờ quy định từ mục 2 đến mục 5, cần thêm tờ khai đăng ký kết hôn & Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam/nước ngoài cấp chưa quá 06 tháng, xác nhận người đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình (giấy xác nhận này không áp dụng kết hôn giữa hai công dân Việt Nam tạm trú ở NN với nhau); Thời hạn giải quyết hồ sơ:13 ngày làm việc .

Lưu ý: theo quy định của Nhật Bản, khi người nước ngoài kết hôn với người Nhật hoặc người nước ngoài kết hôn với người nước ngoài đều có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn tại tòa hành chính thành phố, quận, huyện... của Nhật Bản. Hai bên nam nữ phải có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật của nước mình, hồ sơ gồm: Đơn đăng ký kết hôn theo mẫu (lấy tại tòa hành chính nơi ĐKKH); Hộ chiếu; Bản gốc Giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn do cơ quan đại diện của nước mình tại Nhật Bản cấp (Nộp kèm bản dịch sang tiếng Nhật theo quy định...). Sau khi thực hiện việc kết hôn tại chính quyền Nhật Bản và nhận giấy 婚姻届け/婚姻受理証明書, cần gửi tiếp giấy này tới ĐSQ đề nghị làm thủ tục ghi chú hộ tịch để nhận Trích lục ghi chú kết hôn. Trong trường hợp muốn chuyển đổi tư cách lưu trú (visa phối ngẫu) theo vợ/chồng, đương sự cần dịch Trích lục ghi chú kết hôn sang tiếng Nhật để nộp cho các cơ quan liên quan của Nhật Bản. 

C. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KẾT HÔN TẠI ĐẠI SỨ QUÁN
***
- Hồ sơ đăng ký kết hôn ngoài những giấy tờ quy định từ mục 2 đến mục 6 nêu ở phần cấp giấy đủ điều kiện kết hôn cần thêm: tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu có thể download tại đây  & Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam/nước ngoài cấp chưa quá 06 tháng, xác nhận người đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình (không áp dụng kết hôn giữa hai công dân Việt Nam đang tạm trú ở NN với nhau)khi đăng ký hai bên nam nữ phải có mặt; thời hạn giải quyết hồ sơ: 13 ngày làm việc. 

D. CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

(dành cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài

để về Việt Nam/sang nước thứ 3 kết hôn)

***

Hồ sơ gồm:

1) Tờ khai theo mẫu quy định mẫu (có thể tải tại đây M.17) (ghi bằng tiếng Việt Nam, địa chỉ nơi cư trú tại Nhật Bản ghi phiên âm bằng chữ Romaji).

2) Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu (bản chính hoặc bản sao có công chứng).

3) Giấy chứng nhận đang cư trú do chính quyền Nhật Bản cấp chưa quá 6 tháng, trong đó có ghi rõ tình trạnh hôn nhân (độc thân, đã ly hôn, góa vợ/chồng) hoặc giấy xác nhận chưa có tên trong sổ đăng ký kết hôn tại chính quyền sở tại nơi người đó đang sinh sống, học tập, làm việc (có thể download tại đây M24). Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ, có chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải xuất trình trích lục bản án/quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn/bản sao giấy chứng tử. Nếu bản án/quyết định cho ly hôn của Toà án hoặc người kia đã chết do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì phải nộp bản chụp kèm xuất trình bản chính Trích lục hộ tịch về việc đã ghi chú sự việc đó vào sổ hộ tịch.

4) Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

5) Giấy tờ khác: Bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân - Jūmin-hyō/thẻ cư trú...

- Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định. Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

              - Nộp lệ phí theo quy định (Lấy kết quả trong ngày phải trả thêm phí 24h).

 - Ghi chú: Giấy tờ hộ tịch có trong hồ sơ do nước thứ 3 cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

E. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC CẤP TRÍCH LỤC

GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KẾT HÔN, LY HÔN…

***

- Hồ sơ cấp Trích lục hộ tịch gồm: 

 1) Tờ khai (TK) đ nghị theo mẫu (TK ghi chú kết hôn M8; TK ghi chú ly hôn M9; TK ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử M10;…), có thể download các loại tờ khai tại link: http://hdnv.moj.gov.vn/Pages/chi-tiet-tai-lieu.aspx?itemid=1827

 2) Xuất trình bản chính và nộp kèm bản copy hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh các việc kết hôn; ly hôn, khai tử… đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3) Hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu (bản chính hoặc bản sao có công chứng).

4) Phiếu hẹn trả kết quả (mẫu kèm theo) 

5) Giấy tờ khác: Xuất trình bản chính hoặc bản sao có công chứng Phiếu cư dân - Jūmin-hyō/thẻ cư trú...

- Thời gian giải quyết theo quy định. Nếu công dân có yêu cầu nhận kết quả sớm và ĐSQ thu xếp được có thể trả kết quả trong ngày.

- Nộp lệ phí theo quy định. Nếu lấy nhanh phải trả thêm phí 24h.

- Lưu ý: Trường hợp đương sự bị mất Bản chính trích lục hộ tịch, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch (không cấp lại bản chính trích lục); Hồ sơ cấp bản sao trích lục gồm: Bản chính Tờ khai theo mẫu quy định (có thể download tại đây); Xuất trình Phiếu đăng ký công dân (Jūmin-hyō)/Thẻ ngoại kiều và Bản chính Hộ chiếu/ CMND để chứng minh về nhân thân (đối với cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp); bản chụp giấy trích lục đã mất (nếu có)...

- Ghi chú:

+ Trường hợp ghi chú kết hôn, nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản sao Trích lục hộ tịch về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy hôn.

+ Giấy tờ hộ tịch có trong hồ sơ do nước thứ 3 cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

+ Đại sứ quán không có thẩm quyền giải quyết việt ly hôn, việc ly hôn do tòa án thụ lý, sau khi bản án quyết định của tòa án có hiệu lực, công dân mang tới ĐSQ để làm thủ tục ghi chú ly hôn. 

F. Công dân cần biết thêm thông tin, xin liên hệ với chúng tôi:

Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:

- Giờ tiếp nhận hồ sơ tại Đại sứ quán: từ 9h30 đến 12h, chiều từ 14h đến 17h các buổi từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần trừ ngày lễ

- Giải đáp, tra cứu kết quả: điện thoại số 03-3466-3311 hoặc viết thư cho Phòng lãnh sự ĐSQ theo địa chỉ:  vnconsular@vnembassy.jp  

- Fax: 03-3466-3312

- Địa chỉ: ₸151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11ベトナム大使館、領事部/Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu.

- Địa chỉ ga tầu gần nhất tới Đại sứ quán: 小田急線 代々木八幡駅/Odakyū-sen, Yoyogi-Hachiman-eki. Ra cửa phía nam của ga, rẽ phải, đi theo đường山手通/Yamate-dōri về hướng bắc, qua ngã tư代々木八幡前/Yoyogihachiman Mae khoảng 50m quẹo trái, đi thẳng 100 m sẽ tới ĐSQ (xem bản đồ hướng dẫn).

  

Đại sứ Đặc mệnh toàn quyền CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản

Nguyễn Quốc Cường

Liện hệ ĐSQ

Địa chỉ: Tokyo, 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11

Lãnh sự (chỉ dùng trong trường hợp khẩn cấp bảo hộ công dân Việt Nam):

- Di động: +8180-3590-9136 (24/24)

- Fax: +8133466-3312

vietnamembassy-japan@vnembassy.jp (thông tin chung)

vnconsular@vnembassy.jp (thủ tục lãnh sự)

Tổng số lượt truy cập1027057